当番自動化システム「DutySync」で公平な割り当てを実現

導入：よくある課題

• 当番を手作業で作成し、休暇変更のたびにやり直し
• 当日の連絡漏れ／代理調整が属人化
• 「今月だれが何回やったか」公平性の説明が難しい

DutySyncとは（概要）

Google スプレッドシート＋GASで動く、当番管理の自動化システムです。休日シートや個別の休暇予定を加味し、優先度×回数の均等性で自動割り当て。緊急欠席はワンクリックで代理選出。メール/Slackで本人・管理者に通知し、ダッシュボードで稼働状況を可視化します。

主な特徴（Feature）

• 休日判定：土日除外＋「休日」シート＋任意で日本の祝日カレンダーにも対応
• 均等割り当て：優先度→当番回数→最終当番日の順で公平に自動配分（同点はローテーション）
• 緊急欠席対応：当日欠席でも、要件を満たす最適な代理を自動提案＆通知
• 通知の自動化：本人・管理者へメール/Slackを自動送信（重複抑止）
• ダッシュボード：今月の実施数／代理件数／稼働率／本日・明日担当を1画面表示
• データ検証：RACI（役割）や必須列のチェック、重複IDなどを自動検証
• 運用の型：毎朝の定時通知と13時の自動クローズで”回る仕組み”に

仕組み（アーキテクチャ）

シート構成

• 職員マスタ：ID／名前／メール／優先度／当番回数／最終当番日／ステータス／管理者
• スケジュール：日付／曜日／当番者名／ID／実施状況（予定/完了/代理/中止）／代理者／メモ
• 休暇・業務都合：ID／名前／休暇開始日〜終了日／理由
• 休日：日付／区分／メモ（学内休業・社内休日）
• 当番履歴，ダッシュボード

ロジック

1. 日付登録で期間一括作成（週末/休日除外可）
2. 自動割り振りで優先度→回数→最終当番日の順に配分、同点はローテーション
3. 緊急欠席はその日の空き＋優先度から代理を自動選出
4. 毎朝9:00通知、13:00自動クローズ、ダッシュボード日次更新

セキュリティ／権限

• 最小権限：共有ドライブ／サービスアカウント推奨、操作ログ保全
• 個人情報は最小化し、社内ポリシー・個情法に準拠して運用

想定ユーザー（ニーズが強い組織）

• 教育機関／スクール：教員・職員の昼当番、窓口当番、施設管理当番
• 中小企業のバックオフィス：受付・当直・電話当番
• 医療・士業事務所・不動産仲介：シフト未満の小粒ローテーションに最適

セットアップ手順（要点）

1. スプレッドシートを作成し、シート名を上記と同じにする
2. スクリプトエディタにDutySyncコードを貼付（CONFIGのID/通知先を設定）
3. メニューから「システム初期化」 → プルダウン等を自動設定
4. 「日付登録」→「自動割り振り」で初期スケジュールを作成
5. 「トリガー設定」で毎日の通知・更新を自動化

参考：CONFIG例（秘密情報は環境に合わせて設定）

const CONFIG = {
  SPREADSHEET_ID: '...',
  SHEETS: { 
    ROSTER:'職員マスタ', 
    SCHEDULE:'スケジュール', 
    ABSENCE:'休暇・業務都合', 
    HOLIDAYS:'休日', 
    LOG:'当番履歴', 
    DASHBOARD:'ダッシュボード' 
  },
  NOTIFICATION: { 
    EMAIL_ENABLED:true, 
    SLACK_ENABLED:true, 
    SLACK_WEBHOOK:'(任意)', 
    NOTIFICATION_HOUR:9 
  }
};

プラン／PoC

• PoC（2週間・10万円）：対象1テーマでミニマム構成を導入（通知・割当・ダッシュボードの1本）
• BizOpsスプリント（4週間・45–80万円）：当番以外の関連業務も含めて可視化→設計→自動化×3→定着まで

FAQ